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分析电子政务环境下对高校档案进行电子化管理的影响

时间:2019-08-07

  摘要:电子化建设中最为重要的环节可就是电子政务, 电子政务不仅能够加强政府部门的办事效率, 同时还可以提升为群众办事的效率。随着社会的快速发展, 电子政务的建立为纸质档案管理带来了极大的调整。本文主要分析电子政务环境下对高校档案进行电子化管理的影响, 并进一步阐述存在的问题, 最后给出相应的解决对策。

  关键词:电子政务; 高校; 电子文件; 归档管理; 分析;

  当前现代化电子技术正在不断发展, 现代化网络技术也在快速更新, 基于此, 电子技术必将会成为办公中不可或缺的一种技术。因为电子技术的办事效率相对较高且使用方式极为便捷。当前高校档案也逐渐从传统的纸质版本转变为电子版本的档案, 但是对工作人员来讲对其工作程序会带来了极大的挑战, 以往传统纸质档案管理与电子化档案管理相比较, 电子档案管理有着较大的优势。

电子政务

  一、电子政务发展对高校档案管理工作的影响

  电子政务是为适应计算机技术而发展起来的, 属于全球信息化的伴生物, 网络信息平台的建立是开展电子政务的重要前提。电子政务主要就是借助信息网络技术和其他现代化电子技术来实现的, 电子政务的主要目的就是提升现代化商务效率, 以办公所需要的信息快速传递为标志。如何开发信息资源和发展信息产业以及整合信息资源是电子商务的重要任务。电子政务是一项长期的工程, 其涉及到社会的各个方面, 特别是信息现代化的一些因素。

  高校人才与知识十分密集, 同时也在广泛应用多种现代化信息技术, 电子政务要求高校在管理与服务职能中全面运用现代信息技术, 进而实现高校组织结构工作流程的优化, 达到超越时间与空间的运作模式。高校运用电子政务的最终目的就是让其信息更加公开, 使其社会公共服务更加高效。当前, 随着电子政务的推行, 产生了大量的电子文件, 其中的文件已经成为了高校产生新文化的主体, 同时也是高校政务信息化的主体, 是一种非常宝贵的资源, 如果没有对其进行及时收集和管理, 那么就会给档案信息化管理带来无法挽回的损失。因此, 必须要向着电子档案方面转变。电子文件向着电子档案方面转变的过程即为电子文件的归档。如何子在电子政务环境下实现电子文件的归档十分复杂而艰巨, 一直困扰着高校档案工作部门和工作人员。

  电子文件与以往传统的纸质档案有着较大的区别, 电子文件的特点为以下几点:首先电子文件在载体上的储存与记录方式人工不可识读, 电子文件的储存主要就是光盘或磁带等。在这些介质中, 文件信息主要以多种人体识别无法识别的方式存在着, 不再是传统纸质文件, 在过程中需要借助相关设备才可以进行阅读和利用。其次电子文件可以直接由计算机现代化办公设备进行处理与传递, 使得电子文件的修改可以不留痕迹。这些特征使得电子文件的原始性的证明较为复杂, 这是电子文化无法取代纸质文件的重要原因。

  二、电子政务应用到高校档案中存在的问题

  (一) 电子文件的去处

  电子档案属于一种集中的保存方式, 其有着方便与快捷的特征, 但是电子文件有诸多信息需要建立和传输, 但是当前电子文件还没有做到以电子档案的形式进行保管, 使得相关文件虽然有人处理, 但是处理完成之后就无人保管, 得不到及时的保存。另外, 当前对电子文件进行管理是较为困难的, 其中的主要原因就是保管技术还并不完善。所以, 诸多电子文件还没有做到稳妥的保管, 目前最为紧迫的任务就是构建健全的系统来对电子文件进行有效管理。

  (二) 电子文件的前期处理

  传统档案的整理与管理在处理完成之后就直接交给了档案管理人员, 然后这份档案自交给档案管理部门之后就会被保管起来。当前电子档案管理已经摆脱了传统纸质档案管理的很多束缚, 逐渐进入到了计算机的应用中, 实现了全自动化管理。从传统纸质档案管理到电子版档案管理是从被动转变为主动的过程, 是很大的转变过程。

  (三) 电子档案的定位

  电子档案自身就有一些特征, 使得对电子档案的定位出现较大的难度, 确定电子档案的原始性是保障电子文件的重要部分。电子档案的可变性导致电子档案在产生与传送的过程中产生被动的现象, 同时还会使得电子档案的更改没有迹象可循。因此, 电子文件的定位是当前较大的难题。

  三、电子政务环境下高校电子文件归档管理分析

  (一) 更新观念, 转变传统的文件归档模式

  推进电子政务环境下的高校文件归档模式的变革, 在过程中不仅要解决技术上的问题, 还需要解决工作人员的思想障碍与观念, 就是工作人员需要接受电子政务的管理模式。高校传统文件归档流程有着较大的惯性, 如果未能有效改变其动作机制的话, 那么很难推动电子政务管理模式。在进行高校电子文件归档的过程中, 各项条款的修改都需要谨慎, 防止因为盲目修改导致文件归档管理出现漏洞和偏差, 使得高校档案的准确性与安全性受损。所以, 需要重视高校电子文件的归档与管理, 构建完善且健全的文件归档管理框架, 进而保障高校电子文件的真实性与安全性。

  (二) 构建电子文件归档管理系统, 制定与电子文件管理系统相适应的制度规范

  想要做好电子政务环境下高校的电子文件归档管理工作, 高校相关网络技术部门需要提供相应的支撑。另外, 在档案软件开发公司对系统软件的开发和软件的选择中, 相关管理部门还需要多做市场调研, 借鉴成功院校档案管理部门的经验和先进模式, 依照本校的实际情况取长补短。构建完善的电子文件管理系统, 能够进一步保障高校电子文件管理系统的质量与性能。高校档案管理部门还需要尽快构建电子文件管理系统功能需求规范, 借助规范的电子文件管理软件提供商与文件形成部门的管理规范, 进而保障文件的形成与运行阶段的真实性, 同时保障文件可以长期真实保存。电子文件来源十分广泛, 加强高校电子文件的立法, 构建完善的规章制度, 是高校档案管理工作的重要内容, 电子档案领域电子文件管理需要通过法律法规和制度来规范。

  (三) 强化专兼职档案管理人员的现代化技术培训, 打造复合型人才

  在电子政务环境下, 高校档案管理的电子化管理对档案归档工作人员提出了全新的要求, 不仅需要其精通档案管理制度的各项要求和理论知识, 还需要熟练掌握计算机与电子政务系统的能力。另外, 在掌握文字处理、排版以及文件与邮件的收发之外, 还需要进一步掌握声音等多媒体文件的操作, 积极做好日常管理与维护工作。因此, 这就需要加强对档案管理人员的计算机培训和网络知识等培训工作, 让其可以尽快掌握信息管理自动化的管理技能, 承担起高校电子文件归档管理工作任务。同时, 高校档案管理人员还需要进一步掌握更多的现代化技术手段, 以便在日常工作中可以熟练驾驭计算机和档案管理软件以及现代化的管理系统, 进而打造一批复合型人才, 促进高校电子文件归档管理工作的跳跃式发展。

  四、结束语

  综上所述, 电子档案管理模式能够真实记录多种信息, 随着科技信息技术的快速发展, 高校档案数量也在不断增加, 其中也会存在诸多问题, 在时代发展环境中, 怎样才可以在高校档案管理中有效运用电子档案管理模式, 同时发挥出其内在价值是需要迫切解决的问题。针对于电子档案的特征, 需要进一步转变以往传统的纸质档案管理模式和管理理念, 档案管理工作人员也需要把握机会, 接受挑战。

  参考文献
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